Diese Anleitung beschreibt, wie ein Exchange Online Postfach über das Microsoft Purview Compliance Portal als PST-Datei exportiert wird. Der Export erfolgt über die Funktion Content Search (eDiscovery).
Voraussetzungen:
- Globaler Administrator oder Zugriff auf das Purview Portal
- Microsoft Edge Browser (empfohlen) oder ClickOnce-Erweiterung für andere Browser
- Mindestens Exchange Online Plan 1 / Office 365 E3 oder höher
Schritt 1 – eDiscovery-Berechtigungen zuweisen
Auch als Global Admin hat man nicht automatisch die Berechtigung, Postfächer zu durchsuchen und zu exportieren. Die Rolle muss einmalig zugewiesen werden.
- Öffne das Microsoft Purview Portal: https://compliance.microsoft.com
- Navigiere zu Rollen und Bereiche → Berechtigungen
- Unter Microsoft Purview-Lösungen auf Rollen klicken
- Die Rollengruppe eDiscovery Manager öffnen
- Unter eDiscovery-Administrator auf Bearbeiten klicken
- Den eigenen Admin-Account hinzufügen
- Speichern
Hinweis: Die Berechtigungsänderung kann bis zu 24 Stunden dauern, funktioniert aber meist innerhalb von ca. 1 Stunde.
Schritt 2 – Content Search erstellen
- Im Purview Portal zu Inhaltsuche (Content Search) navigieren
- Auf + Neue Suche klicken
- Name und Beschreibung vergeben (z. B. „Export Max Mustermann 2026-04″)
- Bei Speicherorte den Schalter für Exchange-Postfächer aktivieren
- Auf Benutzer, Gruppen oder Teams auswählen klicken
- Das gewünschte Postfach suchen und auswählen → Fertig
- Optional: Suchbedingungen setzen (Datumsbereich, Absender, Betreff, etc.)
- Keine Bedingung = komplettes Postfach wird exportiert
- Einstellungen prüfen und auf Absenden klicken
Die Suche läuft nun im Hintergrund. Je nach Postfachgröße kann das einige Minuten bis Stunden dauern. Der Status wird in der Übersicht angezeigt.
Schritt 3 – Suchergebnisse exportieren
- In der Content Search-Übersicht die abgeschlossene Suche anklicken
- Oben auf Aktionen → Ergebnisse exportieren klicken
- Ausgabeoptionen wählen:
- Alle Elemente (empfohlen für vollständigen Export)
- Deduplizierung aktivieren → Eine PST pro Postfach
- Auf Exportieren klicken
Der Export wird nun vorbereitet und in einen Azure Blob Storage hochgeladen. Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge mehrere Stunden dauern. Das Purview Portal kann in der Zwischenzeit geschlossen werden.
Schritt 4 – PST-Datei herunterladen
- Im Purview Portal zum Reiter Exporte wechseln
- Den erstellten Export anklicken
- Den Export Key über In Zwischenablage kopieren sichern
- Auf Ergebnisse herunterladen klicken
- Das eDiscovery Export Tool wird automatisch installiert (ClickOnce)
- Im Export Tool:
- Den kopierten Export Key einfügen
- Speicherort für die PST-Datei wählen (z. B.
C:\PST-Export\) - Auf Start klicken
- Warten bis der Download abgeschlossen ist
Wichtig:
- Der Download funktioniert nur mit Microsoft Edge oder einem Browser mit ClickOnce-Erweiterung.
- Die exportierten Daten sind in Azure nur 7 Tage verfügbar. Danach muss die Suche erneut ausgeführt werden.
- Bei sehr großen Postfächern kann der Download mehrere Stunden dauern.
Schritt 5 – PST-Datei verwenden
Die heruntergeladene PST-Datei kann in Outlook (klassisch) geöffnet werden:
- Outlook öffnen → Datei → Öffnen und Exportieren → Outlook-Datendatei öffnen
- Die exportierte PST-Datei auswählen
Die PST enthält separate Ordnerstrukturen für das primäre Postfach und ggf. das Archivpostfach, inklusive Ordner wie „Wiederherstellbare Elemente“, die normalerweise nicht sichtbar sind.
Hinweis: Die neue Outlook-App unterstützt keine PST-Dateien. Hierfür muss das klassische Outlook verwendet werden.
Tipps & Hinweise
- Mehrere Postfächer gleichzeitig: In einer Content Search können mehrere Postfächer ausgewählt werden. Pro Postfach wird eine separate PST erzeugt.
- Maximale PST-Größe anpassen: Standardmäßig liegt das Limit bei 10 GB pro PST. Über einen Registry-Key kann das geändert werden:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\eDiscovery\ExportToolNeuer String-Wert: PstSizeLimitInBytes → z. B. 21474836480 für 20 GB
- Nur Archivpostfach exportieren: Erfordert die Angabe spezifischer Ordner-IDs in der Suchabfrage (Targeted Collection). Siehe Microsoft-Dokumentation.
- Export dauert zu lange? Die Suche in kleinere Zeiträume aufteilen und mehrere Exporte erstellen.
Zusammenfassung
| Schritt | Aktion | Wo |
|---|---|---|
| 1 | eDiscovery-Rolle zuweisen | Purview Portal → Berechtigungen |
| 2 | Content Search erstellen | Purview Portal → Inhaltsuche |
| 3 | Ergebnisse exportieren | Content Search → Aktionen → Exportieren |
| 4 | PST herunterladen | Exporte → Download mit Export Tool |
| 5 | PST in Outlook öffnen | Outlook (klassisch) |